全ての企業がIT化しているわけではない
近年、急速に進む企業のIT化。取引先との情報のやり取りは、そのほとんどがデジタルデータとして取り扱われていることでしょう。一方、業務の特性上、または会社の都合上、デジタル化になかなか移行できない企業では、FAXは今でも重要なツールとして使われています。本記事では、IT化を進める企業と非IT化企業との摩擦をなくす便利なサービス、「クラウドFAX」について解説します。
そもそも「クラウドFAX」とは？
クラウドFAXとは、複合機を使用せず、インターネット環境でパソコンやタブレット、スマートフォンを使ってデータの送受信を行うFAXサービスのことです。
従来のFAXとは異なり、受信したFAXは電子データとして保管されるため、業務効率の改善によるコスト削減や社内のペーパーレス化にもつながります。複合機がなくてもデータの送受信や社内間での共有が可能なため、近年ではテレワークなど、働き方改革の一環としても大きく期待されているサービスになります。
なぜ取引先とのギャップを埋められるのか？
冒頭の通り、全ての企業がIT化しているわけではありません。取引先によっては従来型FAXでのデータ受信を希望される場合もあるかもしれません。そんな時、クラウドFAXならそのギャップを埋めることができます。
下図を参照ください。クラウドFAX導入企業は電子データ（PDFなど）で会社のPCからFAX送信します。そしてクラウド（インターネット）を経由して取引先の複合機へ送信。取引先はそのデータを従来通りのFAX用紙で受け取ることができるのです。
つまり、相手環境に左右されることなく自社のIT化を進めることができるのです。
クラウドFAXの「メリット」と「デメリット」
非常に便利なサービスですが、メリットとデメリットその両方が存在します。ここではその代表例を紹介します。
メリット
- 場所を選ばない: インターネット環境があれば、どこからでも送受信できます。
- コスト削減: FAX機や電話回線の維持費が不要です。
- ペーパーレス化: 受信したFAXをPDFデータで保存できます。
- データ共有: 送受信データはクラウド上で保管されるため、アクセス権を持つ社員で共有できます。
- 便利な機能: 宛先リスト、送信履歴、受信通知など、便利な機能が利用できます。
デメリット
- インターネット接続が必要: インターネット環境がない場合は利用できません。
- セキュリティ対策: サービス提供事業者によっては、セキュリティ対策が十分でない場合があります。
このように、素晴らしいメリットだけでなく、デメリットも存在します。特にデータをデジタル化するということは、同時にセキュリティリスクにもさらされます。しかし、セキュリティ対策が万全な業者を選ぶことでメリットに変えることもできます。例えばFAX用紙ではデータの破損・紛失リスクがありますがデジタルではその心配はありません。セキュリティの問題は全てのITサービスに対して言えることなので、総合的に見ると圧倒的にメリットが高いのではないでしょうか。
従来のFAXを使い続ける理由
なぜ従来のFAXを使い続けるのでしょうか？そこには様々な理由があります。
- 業界の特性：士業や不動産業など、業界によっては従来のFAX使用率が高い場合があります。この場合、無理に自社環境のIT化を進める理由は低くなります。
- 今のシステムに慣れている：環境の変化には習得時間やオペレーションの再編など、移管に伴うコストがかかります。これを敬遠する企業もあります。
- 社員の高齢化：社員の高齢化が進んでいる企業では、現状を変えることのほうがリスクが高くなる場合があります。
ここでは一例に過ぎませんが、やはり企業の選択として従来のFAXを使用するケースもまだ多くあります。そのため、相手がどうと言うよりも自社がどうあるかで判断する必要があるのかもしれません。そういった意味でも相手環境に依存することなく導入できるクラウドFAXは検討すべきサービスといえます。
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「Quickファックス」は、Webブラウザやメールソフトを使って簡単にFAX送受信ができるクラウド型のインターネットFAXサービスです。受信したデータはデジタルデータとしてパソコンやスマートフォンに保存できるため、オフィスのペーパーレス化に最適です。また、外回りが多い営業やフィールドサポート、オフィスを不在にすることが多い少数運営の企業様でも外出先で会社に届いたFAXの内容確認が可能となります。
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