ビジネスにおける「フリーメール」

ビジネスにおいて、メールは重要なツールです。だからこそ、信頼性、セキュリティ、機能性、サポート体制などを考慮し、ビジネスに最適なメールサービスを選択することが重要です。無料のMicrosoftやGmailのようなフリーメールではなく、ビジネス向けメールサービスを利用することで、より安全かつ効率的なコミュニケーションを実現することができます。

本記事では、なぜ「フリーメール」がビジネスに不向きなのか？そしてビジネスに最適なメールサービスとは何か？について解説します。

「フリーメール」とは？

フリーメールとは、インターネットを介して誰でも無料でアドレスを作成し、利用できる電子メールサービスのことです。

代表的な例として、Gmail、Yahooメール、Outlook.comがあります。登録は簡単で、インターネットに接続できる環境があれば誰でも利用可能です。フリーメールは利便性が高く、個人利用やビジネス利用に広く使われていますが、セキュリティ対策には注意が必要です。スパムメールやフィッシング詐欺に対する警戒が求められます。

なぜ「フリーメール」ではダメなのか？

フリーメールは利便性が高く、個人利用や、時にはビジネス利用でも使われているのを目にします。一方、ビジネスでの使用においてはセキュリティ面に注意が必要です。フリーメールをビジネスで使用する上でのリスクを見てみましょう。

信頼性の問題

まず第一に、信頼性の問題です。ビジネスメールの送受信には信頼性が重要なことは言うまでもありません。誰でも簡単にフリーメールアドレスを取得できると言うことは、詐欺などのよからぬ目的のためにも使用できてしまうという懸念があります。一方、社名が入った独自ドメインのメールアドレスの方が信頼感を与えやすく、独自ドメインを使用することで、企業の信頼性やプロフェッショナリズムを示すことができます。

ブランドイメージ

次に、ブランドイメージです。独自ドメインのメールアドレスは、企業のブランドを強調するのに役立ちます。お客様や取引先がメールアドレスを見るたびに、会社の名前を目にすることになります。これにより、会社及びブランド認知度の向上にもつながります。一方、フリーメールアドレスではブランディングどころか、会社の存在そのものが疑われてしまうこともあるでしょう。

セキュリティの問題

上記2つも重要ですが、やはりセキュリティの問題が最も無視できないポイントです。フリーメールは多くの人に利用されているため、その反面ハッキングやフィッシング詐欺のターゲットになりやすいのです。独自ドメインのメールは、セキュリティ対策を自社で強化できるため、機密情報の保護に役立つ上、相手先にも安心感を与えることができます。

トラブル時のサポート

フリーメールは無料で使用できる分、そこで起きたトラブルなどにも全て自身で対応、解決しなければならない場合がほとんどです。つまり、ビジネスの使用で何かトラブルが発生した場合もプロバイダーからのサポートは受けられません。導入は簡単ではあるものの、その維持には専門知識が求められるということになります。

これが、ビジネスシーンではフリーメールを避け、セキュリティの高いサーバーにおかれた独自ドメインのメールアドレスを使用することが求められる理由です。ビジネスメールの信頼性とプロフェッショナリズムを高めるために、また、情報セキュリティの責務を担うため、独自ドメインのメールアドレスの必要性がわかります。

ビジネスに適切なメールサービスとは

ビジネスメールに求められる要件は信頼性、セキュリティ、プロフェッショナリズムです。これらを満たすために、以下のような特徴を持つメールサービスがビジネスに最適といえるでしょう。

• 独自ドメインの利用：先述の通り、独自ドメインのメールアドレスは、企業のブランド力を高め、信頼性を示します。例えば、yourname@yourcompany.comのような形式です。これにより、お客様や取引先にプロフェッショナルな印象を与えることができます。
  
• 高いセキュリティ：ビジネスメールには機密情報が含まれることが多いため、高いセキュリティが非常に重要です。メールの暗号化、スパムフィルタリング、安定したサーバーなどの機能が充実しているサービスを選ぶことが重要です。
  
• 管理機能と拡張性：企業の成長に合わせてメールアカウントを追加したり、管理したりする必要があります。ユーザ管理が容易で、組織全体のメールを管理・運営できるサービスが理想的です。また、社内で利用している既存システムとの連携や、カレンダー機能など、拡張性のあるサービスを使用することでさらに利便性が上がります。
  
• 使いやすいインターフェース：もちろん使いやすさも重要な要素です。直感的なインターフェースを持ち、従業員がすぐに使いこなせるサービスを選びましょう。モバイルデバイスとの互換性もチェックポイントです。
  
• カスタマーサポート：問題が発生した際に迅速に対応してもらえるカスタマーサポートがあるかも重要です。メールだけでなく、電話でのサポートがあるとより安心です。

これらは一例ですが、ビジネスに適切なメールサービスを選ぶことで、信頼性と効率性を高めることができます。上記のような特徴を持つサービスを検討し、企業のニーズに合ったものを選びましょう。

CIRCLEが提供するクラウドメールサービス「BIZメール」

CIRCLEが提供する全てのサービスは、セキュリティが保たれたプラットフォーム上に構築されています。そのため、安心して使用することができます。

「BIZメール」は、ここで紹介したビジネスに最適なメールの条件を満たした、信頼性の高いメールサービスです。ビジネスにおける情報の重要性を考慮して設計されている高いセキュリティ性能を持つプラットフォームを使用しいるだけではなく、スケジュール、連絡先、資料、タスクなどのグループ間共有などの拡張性もあります。

また、主要OSであるWindowsやMacはもちろん、スマホやタブレットでも使用可能なのでスグに導入可能です。また、OutlookやAppleのメールシステムとの同期も可能なので、慣れ親しんだ管理画面でそのままご使用いただくことができます。

BIZメールの詳細はこちらからご覧いただけます。

ビジネスメールならCIRCLE！

本記事でご紹介の通り、どのメールサービスを使うかは慎重に選ぶべきです。無料のメールサービス（Gmail、Yahoo、GMX、Outlookなど）はビジネスにおいては避けるべきでしょう。その他の選択肢を比較検討してベストなものを自分で選ぶことが大切です。当社では、外部サービスに頼らず、セキュリティ性に優れた自社のBizmailサービスを強化しています。2007年に立ち上げたこのサービスは、ビジネスにメールを使う企業様にご使用いただいています。今すぐセキュリティを強化したいお客様は、ぜひお問い合わせください。