パーキングドクター、CIRCLEで代表電話を軸に拠点・外出先の電話対応を改善
CIRCLEを導入し、東京・神奈川の事務所を1つの代表電話で連携。担当者の所在確認や折り返しの遅れを減らし、社用携帯番号を公開せずに顧客対応できる電話環境を整えました。
代表電話で拠点間対応をスムーズに
東京・神奈川の事務所が1つの代表電話で連携し、別拠点にいても問い合わせ対応を分担できるようになりました。
外出中の担当者にもつながりやすく
営業担当者が移動中や不在の場合でも、CIRCLEのモバイルアプリを活用することで、顧客対応や折り返しをよりスムーズに行えるようになりました。
携帯番号を公開しない安心運用
社用携帯番号を顧客に直接公開せず、会社の代表電話を窓口にすることで、休日・夜間・休暇中の電話対応もより適切に管理できるようになりました。
パーキングドクター株式会社様
導入前の課題
・お客様からの連絡は一度受付窓口で対応し、その後、担当者から折り返す運用になっていました。
・営業担当者が移動中や不在の場合、担当者の所在確認や折り返しに時間がかかり、お客様をお待たせしてしまうことがありました。
・社用携帯番号を公開すると、休日や夜間、休暇中にも直接連絡が入ってしまうため、会社の代表電話を窓口にした運用が必要でした。
導入後の改善
・CIRCLEを代表電話として導入し、東京・神奈川の事務所が1つの電話環境で連携できるようになりました。
・別拠点の事務員同士でも問い合わせ対応を分担でき、担当者不在時の電話対応がよりスムーズになりました。
・モバイルアプリを活用することで、社用携帯番号を公開せずに外出先でも電話対応ができる環境を整えました。
導入サービス：
機械式駐車場・立体駐車場の保守管理を担う専門企業
御社の事業内容について教えてください。
パーキングドクター株式会社は、機械式駐車場や立体駐車場のメンテナンス、保守管理を中心に事業を展開しています。
現在は東京と神奈川を中心にサービスを提供しており、今後は新潟、大阪、札幌など、より広いエリアへの展開も計画しています。
折り返しの遅れと携帯番号公開の課題を解消するために
CIRCLEを導入する前の課題はどのようなものでしたか？
CIRCLEを導入する前は、お客様からの連絡を一度受付窓口で受け、その後、担当者から折り返すという運用を行っていました。
しかし、営業担当者が移動中や不在の場合、担当者の所在確認や折り返しに時間がかかり、お客様をお待たせしてしまうことがありました。
また、社用携帯番号を公開すると、休日や夜間、休暇中にも直接連絡が入ってしまう可能性があります。社員にはしっかり休んでもらいたいという会社の方針もあり、個人の携帯番号を公開せず、会社の代表電話を窓口にした運用を行いたいと考えていました。
CIRCLE導入後は、モバイルアプリをインストールするだけで利用できるため、社員も違和感なく使えています。以前のように個人の携帯番号へ繰り返し連絡が入る手間も減り、より管理しやすい電話環境になりました。
代表電話・内線・モバイルアプリを組み合わせた電話運用
本社の代表電話としてCIRCLEをご利用いただいている中で、支店間の連携にはどのように活用されていますか？
支店間で通話が必要な場合は、CIRCLEの内線を活用しています。
CIRCLEを導入したことで、東京と神奈川の事務所が1つの代表電話で連携できるようになりました。たとえば、神奈川の事務員が昼休み中でも、東京の事務員が電話に出ることができます。
同じ拠点にいなくても問い合わせに対応できるため、電話対応をより効率的に行えるようになりました。
在宅勤務や外出先での利用状況について教えてください。
コロナ後は、基本的に在宅勤務は実施していませんが、時短勤務やフレックス制には対応しています。
デバイスは主にモバイルを使用しており、事務員は電話機も併用しています。営業担当者からは、電話機がなくなったことでデスク周りがすっきりしたという声もあります。
業務内容や働き方に合わせて、モバイルアプリと電話機を使い分けながら運用しています。
CIRCLEの機能に今後期待することはありますか？
現状では、ほとんど満足しています。
強いて言えば、モバイルアプリで着信音を変更できるようになると、さらに便利になると感じています。
エリア拡大と新規事業を支えるコミュニケーション基盤へ
最後に、これからの展望をお聞かせください。
今後は、さらなる対応エリアの拡大に加え、新しい事業にも積極的にチャレンジしていきたいと考えています。
拠点が増えたり、新たな事業を始めたりする際にも、CIRCLEを活用することで社内外のコミュニケーションを効率化し、よりスムーズに業務を進めていきたいと考えています。
名称： パーキングドクター株式会社様
WEB： https://jgmc.co.jp/
導入サービス： CIRCLEソフトフォン, CIRCLEモバイル