在宅勤務 Tag

Insights, News / 02.06.2020

AINEOがテレワーク/在宅勤務を通して学んだこと AINEOでは何年も前からコミュニケーションシステムは全てCIRCLEを使っていますが、昨年10月に令和元年東日本大型台風(Hagibis)が日本を襲ったとき、当社ではBCPの一環としてリモートワークを実験的に取り入れました。この経験を踏まえ、今回は新型コロナウイルスの感染者数が増え始めた3月に100%リモートワークに踏み切りました。 1. CIRCLEは非常にスムーズに機能する その間に学んだことを共有させていただきます。 CIRCLEのモバイルアプリとPCソフトフォンを組み合わせれば、自宅でも会社の回線と番号を使って電話をかけたり受けたりできる必要に応じて電話を転送できる留守番電話もアプリやメールのインボックスに自動送信されるストリームでグループチャットができるタスクリスト機能で小さなチケットも大型プロジェクトも管理できる社員がプレゼンスを更新すれば誰がオンラインか一目でわかる 2. メンバーの長所と短所が浮き彫りになった 人には(会社にも)それぞれのやり方やスタイルがあります。AINEOはチームで動いているので、リモートワークではチームメイトの長所や短所がよく見えました。在宅でも目標を見失わず、成果を追求することが大切です。経営陣やマネージャーはパフォーマンスをどう評価するかを考えるべきでしょう。電話を利用する頻度が多い営業などでは、KPIを管理できるAINEOのダッシュボード機能がおすすめです。集中力できる環境づくりが大切! 3. 集中力できる環境づくりが大切! 自宅だとどうしても仕事とプライベートのけじめが曖昧になります。仕事をする物理的な環境は成果に大きな影響を与えます。しかし家では騒音、子ども、ペットなどなど、コントロールできない要素が多いのが現実です。家では自分のルールを決め、それを徹底することが大事だと思います。詳しくはこちらのブログに書きました。 4. 在宅では整理整頓を(自分なりに) 整理整頓は大事ですが、周りにガジェットやOA機器、書類やコードがたくさんあった方が仕事がはかどるという方もいらっしゃるでしょう。アインシュタインは「散らかった机が頭の中がぐちゃぐちゃな証拠だというなら、一切何もおいていない机は何を示しているのか?」と言っています。発明王エジソンも机が汚かったことで有名です。要はバランスの問題ではないでしょうか。スペースを効果的に使い、最低限でも必要なものをすぐに見つけられる程度の秩序を保ちましょう。 5. 一日はあっという間! 通勤時間がゼロというのは色々な意味で楽です。自分の時間が増えるという大きなメリットもあります。しかしタイムマネジメントに悩む人も少なくないようです。自分の仕事がタスク型なのか、時間に縛られる職種なのかによっても変わってきます。チームリーダーが1日・1週間単位で一人ひとりに十分な量のタスクを割り振り、定期的に進捗を確認するやり方がようようです。 6.対面のコラボレーションやチームワークに勝るものはない 個人でも問題なく仕事はできました。でもブレインストーミングや、新しい計画の実行は遠隔では(対面と比べて)ハードルが高いことがわかりました。1日2回(朝と夕方5時)に皆で顔を合わせるミーティングを行いましたが、毎日2、3件のウェブ会議は too muchだと感じるメンバーもいました。この「ウェブ会議疲れ」はやがて皆が感じるところとなりました。多くの業界で需要が減速し(底は打ったようですが!)、4時間ごとに報告するほどの進展がなかったことも原因の一つだと考えられます。ちなみに、緊急事態宣言の解除を受け、AINEOの社員はオフィスに戻りました!また状況が変わったらいつでも在宅勤務に切り替えられるとわかっているのは大きな安心材料です。 出社されている方も、在宅で仕事をされている方も、CIRCLEにご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。 ...

Insights, News / 13.05.2020

1. 仕事は朝早くから始める オフィスに出社していると、空間・時間を移動する「通勤」というバッファーがあり、電車やバスに乗っている間に自然と「家モード」から「仕事モード」に切り替わるものです。しかし在宅の場合、布団からパソコンまで数歩で移動できてしまい、このスイッチがうまく入りません。 朝なんとなく調子が出ない、という方はまずは早起きをおすすめします。そして朝起きたらすぐにその日のTo-doにとりかかるのです。とにかく始めてしまえば脳が覚醒し、その後がスムーズに進みます。   通勤時間がないからと遅めの朝食を食べてゆっくりしていると、朝のモチベーションがどんどん下がって逃げて行ってしまいますよ。 2.出社するときと同じ「型」を守る 長年の習慣から仕事=会社でするもの、という考えが身体に染みついている方も多いと思います。ならば、テレワーク中もできるだけその「型」を踏襲して、身体を仕事モードに導きましょう。 出社するときは朝どんなルーチンで動いていますか?目覚ましをかける、コーヒーを淹れる/駅に向かう途中でお気に入りのラテをテイクアウトする、きちんと身支度を整える、通勤時間に音楽を聴く、などなど、週末と違う「何か」をするのがコツです。 Google Chromeなどのブラウザでは、複数のアカウントを設定して「プライベート用」「仕事用」など画面上部のツールバーを使い分けられるので、こうした機能も利用するといいですよ。 3.メリハリを意識する 在宅勤務では、自分自身でセルフマネジメントをしなければいけません。時間が決まっている打合せなどがないので一日のメリハリがなくなり、気が散ったりバーンアウトしてしまったりします。その日やるべきことをセグメント化し、時間を配分しましょう。オンラインカレンダーを利用している方はそこにスケジュールを書き込んだり、リマインダーを設定したりすると、だらっとした時間にけじめが生まれます。ツールはGoogle Calendarがおすすめ。 4.SNSを使いづらい環境を作る SNSはすぐ開けて、長時間の閲覧を誘うように設計されています。 これが仕事では大きな問題になることは言うまでもないですね。仕事時間中にアクセスしてしまわないようするには、ブラウザのショートカットから削除したり、アカウントからログアウトするのがよいでしょう。通知はオフが原則です。 5.タイムマネジメント&プロジェクトマネジメントはいつもより余裕をもって 短期・長期のプロジェクトはいつも以上に注意してマネジメントしましょう。どんなときでもプロジェクトは計画通りには進まないものですが、コロナ禍でサプライチェーンに甚大な影響が出ている今は特に慎重に管理すべきです。自分のリードタイムも、取引先のリードタイムもいつもより長めに取っておきましょう。また不可測の事態が起きてもおかしくない状況で無理な納期を押し付けたり、引き受けたりしないようにするのが賢明です。他のメンバーが在宅なのか・在宅に慣れているのか、といった点も考慮すべきでしょう。 但し、自分には厳しく!一日(一週間)の目標は高めに設定します。そうすることで全て達成できなかったとしても、「これとこれが終わった」と充実感をもって一日を終えられるはずです。 6.スケジュールや目標をしっかりたてる スケジューリングは前日に終えておくのがベストです。朝の初動は大切。起きてから「今日は何をしようかなあ」と考え始めるのでは時間のロスになるだけでなく、一日の途中で予定を変更したくなってしまうものです。臨機応変にアジェンダを調整することも大事ですが、やはり「今日はXとYを終える」と決めたらそれにコミットするのが基本。前日に決めておくと、朝起きたときにはなんとなくスケジュールが正式なものに思えて、「やるぞ」という気持ちで取り掛かれます。 7.テクノロジーを使って上手につながろう テレワークでも集中できるという人も、在宅が長期化すると組織や大きなプロジェクトの一員として動いているという感覚が薄れてきてしまいます。チャットやビデオ会議ツールを上手に使って同僚と意見交換をしたりして、自分の仕事がチームにどのように貢献しているのかを確認しましょう。チームやプロジェクトメンバーでTo-doリストを共有したり、ストリームの管理ができるツールもあります。 8.ステイホームにもブレイクは必要! コンビニやスーパーにお使いに行ったり、近所を散歩したりするだけで気分がリフレッシュできます。AINEOではCIRCLEのモバイルアプリを使ってステータスを共有しているので、メンバーのランチ時間に邪魔をしてしまうこともありません。 私はといえば、この間童心に帰ってお昼休みに子供たちとフリスビーやスケボを楽しみました。在宅じゃなかったら考えられないことです。制約は色々ありますが、ポジティブにいきましょう! ...

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