どうやって日々の email の負担を減らして効果的に仕事を進められる?

どうやって日々の email の負担を減らして効果的に仕事を進められる?

昨今、私たちは多すぎる email の数と格闘していませんか?秘書から社長へ伝えられる情報量の多さを身に染みていることはありませんか?
弊社AINEOグループの iPBX Hosting では Bizmail も提供しており、前述の問題を改善しより良いチームのコラボレーションを実現できるのをご存知ですか?

それでは以下にメールの運用例を挙げて、より生産性を高めて、日々の仕事をより満足度の高いものに出来ると考えています。

1. 常に inbox を空にしておくように心がけること。カテゴリー毎などにフォルダーを作成して、アクション不要なものをアーカイブ用フォルダーに分けましょう。こうすることでモバイルデバイスでのメール確認も容易くなります。
2. 本当に必要な人だけをメールスレッドに含めるよう社員教育をする。これにより他の大切なメールが埋もれる要素を減らせます。
3. ニュースレターを社内メールで登録しないこと。必要なニュースレターは Outlook.com や gmail などのフリーメールサービスで登録する。
4. 個人的なメールはフリーではない個人のメールアドレスに統一する。
5. 銀行や金融関連のメールについてはまったく異なるメールアドレスでやり取りを統一して、それ以外の用途で使用しない。これによってフィッシングなども入ってこないようにしやすい。
6. なんでもメールをコピーしないようにする。もし反応や助言がほしい場合は BCC を使って追加する。
7. 日本語の拝啓、前略や英語の Dear や Best Regards などをなるべく避けて長いメールを書かない。重要なポイントの要点だけにする。
8. 免責事項などはなるべく排除する。昨今の怪しいメールには必ず入っているので要点だけにしたほうが怪しくない。
9. フィルター機能や自動振り分けなどを使い自動削除や受信するグループで自動フォルダー分けを使う。
10. 返信、転送、削除、アーカイブなどの1クリックで整理を行う。inbox を常にきれいにしておきましょう。
11. 怪しいメールのリンクや添付は開かないこと。メールアドレスを確認した上で確認しましょう。マルウェアやフィッシングから身を守りましょう。

上記の挙げた例は更にあなたの日常の仕事をより効果的に進められ、貴社の経営が更に良くなると信じております。
もちろん他にもさまざまな効果でメールの運用をより良く出来る方法は存在します。もし情報共有やコラボレーションなどのビジネス使用に耐えるメールをお探しならば Bizmail を是非ともご検討ください



新規お客様相談窓口 ハローサンキュー 03 4520 8639