PCソフトフォン 使用方法
アプリのダウンロード
1.「noreply@wordpress-644826-2101855.cloudwaysapps.com」から、「ようこそ iPBX Circle デスクトップへ」というタイトルのメールが届きますので、その中のリンクをクリックしてください。その後、ダウンロードが始まります。
2. メールに記載されているユーザー名を入力し、「アクティベーションコードの取得」をクリックしてください。登録されているメールアドレス宛にアクティベーションコードが届いたら、入力し「有効化」をクリックしてログイン完了です。
標準ビューとアテンダントビュー
1. メニューにある表示で切り替えが可能です。使いやすい方でご利用ください。標準ビューでは通話タブで通話状況を確認でき、アテンダントビューでは常に右画面に通話状況が表示されます。
アイコンの説明
電話のかけ方
アプリ上部にある検索バーに発信先の電話番号を入力してenterキーを押すと、発信ができます。
連絡先から内線をかける
連絡先の内線をかけたいユーザーの右横にある通話ボタンをクリックすると発信ができます。
着信に応答する
着信すると、以下の画面が表示されます。通話ボタンをクリックすると電話に応答ができます。
保留にする
停止ボタンを押すと保留になります。保留中はボタンが再生マークになり、再度ボタンを押すと保留が解除されます。
代理応答する
<アテンダントビュー>通話に表示されている電話マークをクリックすると電話をピックアップすることが出来ます。
<標準ビュー>通話のタブに移動します。そこで一番右側にある代理応答アイコンをクリックするとピックアップが出来ます
電話を転送をする
転送方法は、一度転送先と会話をしてから転送する仲介転送、会話をせず直接転送するブラインド転送の2通りです。
<仲介転送/標準ビュー>
通話中に転送したいユーザーへ発信します。話中の電話は自動的に保留になります。
<仲介転送/アテンダントビュー>
1. 転送元の通話画面をクリックして開き、転送ボタンをクリックします。
2. 転送先の番号又は連絡先を指定し、表示される転送ボタンをクリックして転送完了です。
<ブラインド転送/アテンダントビュー>
通話の窓をそのまま転送したい相手の上までドラッグアンドドロップするとブラインド転送が完了します。
<ブラインド転送/標準ビュー>
1. 左から３番目の転送ボタンをクリックすると相手先は保留状態になります。
<ブラインド転送/標準ビュー>
2. 連絡先タブに行き、転送したい相手の横にある緑色の矢印ボタンをクリックします。電話番号が表示されたら、番号をクリックすると転送が完了します。
転送をキャンセルする
転送先が応答しない又は応答したが転送しない場合のキャンセル方法です。転送のキャンセルは、仲介転送の場合のみです。ブラインド転送ではキャンセルできません。
通話の転送相手に発信されると、下記の画面が表示されます。相手先が応答しない又は応答したが転送しない場合、転送相手の通話を終了すると転送相手との通話はキャンセルされ、元の通話に戻ります。
電話会議をする
1. 最初の通話に参加させたい相手を追加します。まず、+ ボタンを押してください。
2. +ボタンを押すと下記の画面になります。
3. 次に、参加させたい相手に発信します。その間、最初の通話相手は保留となります。
4. 発信後、参加させたい相手のボックス内、+ ボタンを押すと、こちらの通話もローカルミーティング内に追加されます。
5. 下記の画面になったら、再生ボタンを押します。
6. 全員の通話が開始されると下記の画面になります。
7. 通話を終了する際は、ユーザーの右端に表示される通話終了ボタンを押すと、そのユーザーのみが通話終了となり、ミーティング内の右端に表示される通話終了ボタンを押すと、すべてのユーザーの通話が終了となります。
留守番電話を聞く
受信トレイか履歴をクリックします。受信トレイ内の履歴から聞きたい留守番電話の再生ボタンをクリックし、再生すると留守番電話を聞くことが出来ます。
ストリームを作成する
ストリーム機能では、チャットやファイル共有、WEB会議、ToDo機能を使うことができます。
ベーシック機能ではチャット人数や履歴、WEB会議人数などいくつか制限がございます。制限を解除し全ての機能を使いたい場合は追加ライセンスが発生いたしますので、担当営業までご連絡ください。
ストリームを作成することで、参加メンバーで共有できるグループを作ることができます。
1. プラスのアイコンをクリックし、ストリームの作成をクリックします
2. ストリームのグループ名を上段に入力、グループに参加させたいユーザーを下段に入力し、作成をクリック。
ストリームの使い方
1. グループに参加しているユーザーとチャットやファイルの共有、タスク管理、ミーティングができます。
2. 右上のアイコンをクリックするとメンバーの編集や通知の設定などを編集することができます。
ファイルの共有
ファイル共有フォルダでは、pdfやパワーポイントなどあらゆる資料を共有することができます。
1. ファイル共有フォルダを開き、直接ドラッグして追加するか、左上の追加ボタンを押して追加してください。フォルダから選択して追加する場合は、追加ボタンを押した後、コンピューターを選択してください。
※チャット画面で追加したファイルも全てこちらのページに追加されます。
タスク管理
1.「タスクを追加」にタスクを入力し、Enterキーを押すとタスクが追加されます。
「タスクを追加」の左にあるアイコンをクリックすると並び替えも可能です。
2. 作成したタスクをすると期日の設定やコメントを追加することができます。完了したタスクは、左のボックスにチェックを入れると「完了済み」項目に移動します。
web会議
会議が開始されると、PCでデフォルトに設定しているブラウザが立ち上がります。ブラウザは、ChromeまたはSafari、Internet Explorerでご利用ください。
＜すぐに会議を始める場合＞
ミーティングタブをクリックし、画面に従い、項目を入力してください。
今すぐミーティングボタンをクリックすると、ブラウザが立ち上がります。
＜会議をスケジュールする場合＞
会議をしたいグループの右側にあるカレンダーマークを選択し、「新しいミーティング」をクリックします。ミーティングのスケジュールを入力したら、右下の「スケジュール」をクリックして、作成完了です。
指定した通知時間に下記のようなボックスが表示されます。＜すぐに会議を始める場合＞と同様に、ご利用になりたい方法を選択して会議に参加してください。
※既存のストリームグループではなく、１回のみ会議をスケジュールする場合
ストリームの右横にあるカレンダーマークを選択し、参加させたいメンバーを追加して、スケジュールを作成してください。
パスワードの変更
左上のツールをクリックすると、ドロップダウンリストが現れます。マイプロファイルタブをクリックすると、webページが開くのでそこから変更可能です。
連絡先の追加
1.左上のツールをクリックすると、ドロップダウンリストが現れます。連絡先を追加のタブをクリックすると、以下の必要事項が現れます。必要事項を入力し[OK]をクリックすると追加完了です。
※前株の会社名を登録する場合、下記のように株式会社の後にスペースを入れて企業名を登録してください。繋げて登録すると、「アイネオ」と検索しても検索することができません。
○ 株式会社 アイネオ × 株式会社アイネオ
同様に、名または姓の同じ入力欄に入力した名前は、途中からの検索ができません。
例）入力欄 [アイネオ高橋] この場合、高橋 では検索できません。
2.「種類を指定して追加」について、「お気に入り」または「連絡先」を選択してください。
「お気に入り」・・・連絡先に表示されます。
「連絡先」・・・・・検索をした時のみ表示されます。
3. 連絡先の画面から作成した左下のペンアイコンをクリックすると編集、その右のごみ箱アイコンをクリックすると削除をすることが出来ます。
着信音の変更
デフォルトでの選択はございませんので、まずWAVファイルでPC自体にお好きな音声データを保存してください。その後、アプリから下記の手順で設定します。
ツール＞オプション＞音声
着信音デバイスの変更
1.着信音をかけるデバイスをPCに接続し、左上のメニューバーより「ツール」を選択します。
2.ドロップダウンリストより、「オプション」を選択します。するとオプション画面が表示されます。オプション画面左の「音声」ボタンをクリックし、「音声プロファイルの設定」の画面を表示します。
3.「スピーカー」及び、「ヘッドセット」タブ内の着信音デバイスの項目をご指定の機器へ変更します。
ヘッドセットの取り付け
1.ヘッドセットをお使いのPCに接続し、左上のメニューバーより「ツール」を選択します。
2.ドロップダウンリストより、「オプション」を選択します。するとオプション画面が表示されます。オプション画面左の「音声」ボタンをクリックし、「音声プロファイルの設定」の画面を表示します。
3.「スピーカー」タブ内の入力デバイス、及び、出力デバイスの項目をお使いのヘッドセットに変更します。その後、「ヘッドセット」タブをクリックし、同様に入力デバイス、出力デバイスの項目をお使いのヘッドセットへ変更します。
※ヘッドセットをPCへ接続後も、オプション画面においてデバイスが認識されない、又、ヘッドセットより音声が流れない場合、左上のメニューバーより「ファイル」を選択し、「終了」を選択することで、PCソフトフォンを終了し、再び、PCソフトフォンを再起動してください。
