事務所移転に関する8つのヒント

事務所移転に関する8つのヒント

事務所移転に関する8つのヒント 

事務所のや移転やご自宅の引越は面倒な作業です。 職場では引越経験のない方が事務所移転担当を任されることは決してまれなことではありません。 加えて、資金繰りを必要とする中小企業にとって、業務以外作業は経費costの無駄とみなされます。 

様々な要素が絡んでうまくいかないことが多々あります。 事務所移転が予定通りに予算内で収まる8つのヒントをご紹介します。 

  1. 経験豊富な不動産業者を探す 

知人から以前利用した不動産会社で良心的な業者を紹介してもらいましょう。 

もしくは経験豊富な業者を探し、あなたの希望と予算を伝えましょう。 彼らのサービスの質を正確に査定し、回答が遅いなど確認事項に対するメール返信がない場合は、他の業者を探しましょう。 不動産業者を質問責めにすることに対し、恐れる必要はありません。 担当者がどのくらい地元に馴染んでいるか、建物や他のテナントを熟知しているかなどを確認しましょう。 決定権のある担当者が、物件を確認する余裕がない場合があります。 その際は、物件の簡単な一覧表を作成し、長所と短所を地域担当責任者に説明しましょう。 

  1. 移転責任者を探す 

無事にあなたの条件を満たす良心的な物件に出会い、移転作業へ向かって一歩前進しましたね。 事務所の移転で忘れてはならないことは、1日を無駄にすることで数千ドルの損失に換算される場合があります。 適正評価(デューデリジェンス)を行い、予算、締め切りなど記録が得意でやる気のある人を探しましょう。 これが移転を円滑に進める最重要事項です。 

  1. 適切な情報を入手する 

プロジェクトリーダーにマーケティング、人事、ITなどの部署からの情報を提供しましょう。 

これにより、ビジネスの必要性を判断しながら重要な人から適切な情報を得ることができます。 プロジェクトの初期段階で適切な人材を確保することにより、誰かが間違った判断を下す危険性を軽減することができます。 部の責任者に意見を聞くことにより、必要とされる事務所のデザイン、レイアウト、機器、家具を確認することができます。 

IT機器やサーバーを移転するにはコミュニケーションが重要で、移転の際に何を必要とするかを把握することが大切です。既に減価償却が終わっている機器、もしくはサポート期間終了間近の古い機器は交換の時期と判断する良い機会になるでしょう。 

電話の必要性ですが、旧世代の交換機や制御装置の廃棄を見込んだ年契約の保守点検契約への移行とホスト化されたクラウド・プラットフォーム を検討しましょう。 運用費用が劇的に削減 drastically reduce your OpEx できるだけでなく、  貴社ITチームはPBXを切断して再設定するわずらわしさから解放され、新しいネットワークを迅速に稼働することが可能になります。 

  1. 見積もりを数社依頼する  

移転において何が必要かを把握したら、専門のサービスの利用を考慮に入れましょう。 設計事務所 や家具調達会社と契約するのも一考です。 言うまでもなく、経験豊富な事務所撤去サービス(片付け代行)会社やIT移転の専門家を含めるべきでしょう。 

見積もりはそれぞれの分野で複数の会社に依頼しましょう。 片付け代行会社については、どのような付加サービスがあるかを確認しましょう。 良心的な会社はIT移転会社と提携していたり、社内で専門家を雇っている場合もあります。 貴社の移転プロジェクト担当に助言してくれることでしょう。 

  1. 以前のお得意様からおすすめ情報をいただく 

数社から見積もりを入手し、価格が類似して、どの業者も信頼できるプロ集団の場合、選択に悩むことと思います。    

  • Googleやyelp など、評判サイトの記事を読む 
  • 会社のホームページで事例や利用者からの評判を確認する。 
  • 貴社の条件に類似する利用者の連絡先を入手する。 良心的な会社では躊躇することなく連絡先を提供し、その情報は貴社に安心感をもたらすことでしょう。 
  1. 夜間引越 

移転の時期が迫ると、交通渋滞、新しい建物の入場制限、使用中のエレベーターやエスカレーター、駐車場の使用制限など動きが鈍化する要因が多数発生します。 これらの数値は予想よりも移転に時間がかかり、時間と予算を超えてしまう可能性があります。 

これらを回避する最も簡単な方法は、移転先の建物で夜間の出入り可能であれば、契約先の片付け代行業者に引越を一晩で依頼することです。 障害対象が少ない分、引越が早く済みます。 貴社が行うことは、翌朝移転先で全ての物が移動済みで、段ボール箱が開梱済みの事務所の扉を開けることです。 

これにより、潜在的なビジネスの混乱を最小限に抑えることができます。 

  1. 移転前にラベルを貼る 

勤務時間中に従業員が梱包に時間を費やすことは好ましいことではありません。 移転前にすべての物にラベルを貼れば、引越業者の手間をわずらわすことはありません。 移転後、ファイル、書類、モニター、文具用品、椅子など全ての物を正しい場所に配置してもらえます。 

  1. お客様に移転の告知をする  

最初にお客様からの連絡に備えて、全てのお客様に移転をすることを知らせましょう。  

これは顧客サービスの常識です。 会社のブログやFacebook (FB page)など 会社のSNSを更新して、移転を告知しましょう。 

事務所の移転は市場戦略や高額商品販売戦略に応用できます。 

かつてお付き合いのあったお客様や、しばらく連絡が途絶えているお客様に連絡する良いきっかけになります。 謙虚に会社の事業が拡大していることをお知らせしましょう。 お知らせと言っても、誇張する必要はなく、今回限りの移転祝いとして特別割引などを提供するのも良いでしょう。 お客様に貴社の移転先を認識いただくために、簡単な軽食パーティー (event) を開催するのも一考です。 これはお客様が移転先を確認することができる絶好の機会になります。 

これらのヒントがあらゆる落とし穴を避けて、経費削減と移転の混乱を避けるきっかけになれたらと思います。  理想的に、ビジネスの販売促進に変えて売り上げを伸ばすことができます。 



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